UN LOGICIEL DE GESTION EST UN PROGRAMME INFORMATIQUE QUI FACILITE LA GESTION DES PROCESSUS DE FONCTIONNEMENT D’UNE ENTREPRISE. L’INTÉRÊT PREMIER D’UN LOGICIEL DE GESTION EST DONC QU’IL SIMPLIFIE DES ACTIVITÉS IMPORTANTES QUI DEMANDENT DU TEMPS ET DE L’EXPERTISE.


Un logiciel de gestion d’étude devrait regrou-
per ces logiciels jugés indispensables à la
bonne pratique d’une étude notariale moderne,
performante, simple, intégrée, 100% sécurisée
avec un minimum de papier :


Un logiciel de comptabilité en fidéicommis :
il permet, entre autres, de gérer les biens détenus
en fidéicommis, de tenir à jour vos comptes et de
produire facilement l’ensemble des rapports exigés, le tout selon les exigences du règlement de la Chambre des Notaires.


Un logiciel de comptabilité générale:
il permet, entre autres, de gérer les paiements des
clients et fournisseurs, d’enregistrer les écritures
comptables et de produire les rapports de fin de mois.

Un logiciel de planification et de gestion du temps :
il permet, entre autres, de gérer l’attribution de vos
activités en fonction des ressources et activités.

Un logiciel d’index au répertoire :
équivalent au traditionnel cardex papier, il permet,
entre autres, la gestion de vos minutes, l’inscription
des données de l’index et de la publication, la consultation et la recherche simple par divers critères.


Un logiciel d’envoi de rapports testaments/mandats
en ligne : il permet, entre autres, de compléter et de transmettre en ligne vos rapports de dispositions testamentaires et de mandats.
Un logiciel de gestion de livres de société :
il permet, entre autres, de représenter et d’enregis-
trer les différents types de transactions usuelles qui
s’inscrivent dans la vie d’une société et d’en faire le partage en tout ou en partie de façon sécuritaire.


Un logiciel de numérisation :
Il permet, entre autres, de numériser tous vos do-
cuments directement dans vos fiches clients et/ou
dossiers, diminuant ainsi le volume de papier tout en augmentant votre espace.


Un logiciel de transfert de documents sécurisés
il permet, entre autres, d’envoyer et de recevoir des
documents encryptés de façon sécuritaire.


Un logiciel d’intégration de vos courriels :
il permet, entre autres, de consulter vos courriels,
d’envoyer un nouveau courriel, d’associer un courriel à un dossier et/ou à une fiche-client.


Un logiciel de sauvegarde en ligne :
il permet, entre autres, de sauvegarder vos données
sur des serveurs externes hautement sécurisés.


Il est possible de retrouver tous ces logiciels
sous forme de modules indépendants reliés
ou entièrement intégrés dans un seul et même
logiciel de gestion !








L’UTILISATION D’UN OUTIL
INFORMATIQUE SPÉCIALEMENT
ADAPTÉ POUR LES NOTAIRES EST
AUJOURD’HUI INDISPENSABLE.








Pour faire face à la nécessité d’informer les clients et de mieux répondre à leur besoins, l’utilisa-
tion d’un outil informatique spécialement adapté pour les notaires est aujourd’hui indispensable.
Oubliez définitivement les problèmes de recherches de fichiers, de sauvegarde, de mises à jour,
de données redondantes, de ressaisies et concentrez-vous sur vos clients et leurs besoins.

Les études sans logiciel de gestion procèdent à la création des dossiers physiquement dans les-
quels s’ajoutent toutes les informations nécessaires à la complétion de leur mandat. Les actes
et autres documents sont créés à partir de modèles de base où les collaboratrices doivent répé-
ter les informations continuellement. Les factures associées aux clients sont faites de façon
manuelle et retranscrites dans un logiciel comptable afin de les comptabiliser, ce qui permettra
entre autres, un suivi et la gestion des comptes recevables.


Les biens détenus en fidéicommis incluant toutes les transactions effectuées pour les différents
types de dossiers, que ce soit immobilier, financement, refinancement, testament/mandats etc.,
doivent être retranscrits dans un logiciel comptable ou dans un logiciel tableur comme Excel et
la conciliation bancaire est faite manuellement.
ÉTUDES SANS LOGICIEL DE GESTION :
10 PROBLÈMES POTENTIELS

1. La recherche dans les dossiers archivés prend un temps considérable et ne permet pas d’avoir l’information recherchée au bout des doigts.

2. On ne peut restreindre l’accès à certains dossiers, car ceux-ci se trouvent dans la voute classée par ordre numérique ou alphabétique.

3. Il faut ressaisir continuellement l’information dans les différents actes produits, ce qui cause des risques d’erreurs et une per te de temps de productivité des collaboratrices.

4. Les logiciels comptables additionnels sont dispendieux et l’information doit être retranscrite sur les différentes plates-formes puisque celles-ci ne communiquent pas entre elles.

5. Les assurances reliées aux pertes d’actes lors de désastre sont extrêmement dispendieuses.

6. Si un désastre arrivait, tous les dossiers physiques seraient alors perdus. Les collaboratrices ne pourraient alors plus être productives et le bureau devra fermer le temps que les processus soient remis en fonction.

7. Pour augmenter l’achalandage et solliciter les clients déjà existants de l’étude, il sera nécessaire pour l’étude de faire manuellement une liste des clients qu’elle souhaite solliciter, ce qui occasionnera la perte de productivité d’une ressource.

8. Les tâches pour chacune des ressources sont déterminées par rapport aux dossiers physiques en cours et ne sont pas nécessairement clairement établies. Les dossiers physiques peuvent être perdus et déplacés par erreur, ce qui engendrera un délai dans la signature des actes.

9. Lors de la production des rapports testaments et mandats à la chambre des notaires, les collaboratrices devront retranscrire l’information sur les parties dans le logiciel Inscriptio et faire signer le notaire.

10. L’agenda sera géré par une seule adjointe, de façon manuelle ou à l’aide d’un gestionnaire de courriels (la synchronisation n’est pas toujours possible entre plusieurs postes).


Un logiciel de gestion d’étude qui permettra,
en plus des avantages déjà énumérés précédemment :


• L’hébergement de vos données sur des serveurs hautement sécurisés (solution web);
• La continuité de vos activités et la capacité de tout récupérer en cas de désastre;
• Un accès de partout sur la planète;
• La sécurité contre le piratage;
• Une sauvegarde automatique de vos données sans frais supplémentaires;
• Une installation rapide permet au personnel de travailler à distance.


En plus, avec une solution Web ou Intranet, les bénéfices sont :


• L’intégration des actes numérisés au logiciel, ce qui évite un surplus de papier et,
  en cas de désastre, les documents ne sont pas perdus;
• La comptabilité en fidéicommis et la comptabilité générale intégrées, plus besoin de
 logiciels supplémentaires et la saisie redondante est éliminée;
• Intégration d’un programme de fusion des données qui permet d’augmenter la productivité et
  de diminuer les erreurs à la création des documents;
• La synchronisation des rendez-vous vers vos appareils mobiles;
• La transmission de vos rapports de testaments et mandats en ligne en toute facilité;
• L’organisation et le suivi des tâches de chacune des ressources;
• L’organisation et la gestion des agendas de chacun des notaires;
• La gestion d’une liste, via Excel, permettant d’effectuer un publipostage tout en ciblant
  une clientèle donnée par rapport à ses besoins;
• La sécurité par dossier permettant un contrôle sur les dossiers et la restriction de
 certaines informations;
• La gestion de temps associée à la facturation;
• La transmission sécurisée de documents.




LA FORMATION, ESSENTIELLE
À L’IMPLANTATION !


L’implantation d’un nouveau système amène souvent de l’insécurité et du mécontentement
pour cer tains notaires et collaboratrices puisque de nouvelles méthodes de travail doivent
être adoptées. La vitesse d’apprentissage de chacun étant différente, l’implantation se fait
généralement graduellement et les tâches réattribuées de façon personnalisée avec l’aide
du logiciel. Une formation demeure essentielle afin de maximiser le travail de chaque
notaire et collaboratrice, laquelle se donne à distance ou au domicile de l’étude.


L’amélioration du parc informatique pourrait être nécessaire, afin de respecter les pré-requis
nécessaires au bon fonctionnement du logiciel. Cependant, le gain de temps des nouvelles
méthodes de travail surpassera largement les coûts des améliorations apportées.





Comme il est possible de sortir des listes de contact
et de cibler une clientèle particulière, via le logiciel,
une étude nous a informés qu’avec le publipostage
qu’elle a effectué (sans coût supplémentaire), elle a
reçu le mandat de rédiger 17 nouveaux testaments.


Le personnel d’une autre étude apprécie le fait
d’avoir tous les outils dans le même logiciel :
comptabilité et facturation, documents, courriels,
transferts sécurisés des documents, gestion du
temps, rapports. C’est plus simple et moins coûteux
que d’avoir un logiciel différent pour chaque partie du
travail. Grande flexibilité au niveau de l’organisation
du travail puisque c’est un logiciel en ligne. De
cette façon, le travail peut se faire n’importe quand
et de n’importe où. Un exemple concret est le travail
à temps partiel pendant le congé de maternité, qui
permet de vivre plus facilement, de la maison, la
conciliation travail /famille.


Marie-Josée Paquette


Une étude s’est fait voler ses équipements
informatiques. Para-Maître a été installé sur les
ordinateurs au domicile des employés et ils ont pu
répondre à leurs clients et palier aux urgences en
attendant que de nouveaux équipements soient
installés à l’étude.


Certains apprécient que le logiciel grandisse avec
l’étude. Au début, dans une petite étude, c’est normal
de n’utiliser que 25% du logiciel, mais en grandissant,
les différentes options offertes par le logiciel
deviennent intéressantes et comme c’est déjà
implanté, il n’y a aucun frais supplémentaires pour
l’ajout de nouveaux modules. Ils sont accessibles et
utilisables en tout temps.






Carol Di Fruscia




Questions ? Consultez les auteures de ce texte ou encore le Service à la clientèle d’Avancie au 514-657-2034